Wythnos brysur oedd yr wythnos ddiwethaf. Cyfarfu Heledd a James yng Nghaerdydd ar gyfer gweithdy deuddydd gyda chydweithwyr llifogydd o BJSS ac CNC. BJSS yw ein partner darparu technoleg ar gyfer y gwasanaeth rhybuddio am lifogydd newydd. Roedd yn wych cyfarfod wyneb yn wyneb â phobl rydym wedi bod yn siarad â nhw ar-lein am y tair blynedd diwethaf.

Fe wnaethom geisio sicrhau bod y prosiect yn seiliedig ar ein strategaeth ddigidol ac y gallem gael rhai prototeipiau i’w rhoi o flaen defnyddwyr cyn gynted â phosibl.

Arolwg ‘Sut i gydymffurfio â’ch trwydded amgylcheddol’

Rydym wedi cael llawer o ganlyniadau diddorol o’n harolwg ‘Sut i gydymffurfio â’ch trwydded amgylcheddol’, sydd newydd ei lansio.

Mae hwn yn ddogfen PDF 96 tudalen wedi’i gysylltu â 18 o ddogfennau eraill ar waelod un o’n tudalennau gwe porth.

Hyd at 16 Chwefror 2023, rydym wedi cael 103 o ymatebion gan ystod eang o ddiwydiannau.

Byddwn yn siarad am dair thema sydd wedi dod i’r amlwg o ganlyniadau cychwynnol yr arolwg.

Deall ein defnyddwyr

Prif yrrwr yr arolwg oedd pryder arbenigwyr pwnc nad oedd defnyddwyr yn darllen y canllawiau. Neu, os oeddent, nid oeddent yn eu defnyddio yn y ‘ffordd gywir’.

Mae’r arbenigwyr pwnc am i ddefnyddwyr ddarllen y canllawiau yn rhagweithiol i gydymffurfio â thrwydded. Ond roedden nhw’n teimlo mai’r prif sbardun i ddefnyddwyr edrych ar y canllawiau oedd arolygiad CNC. Roeddent yn dychmygu bod pobl yn defnyddio’r canllawiau yn adweithiol i wneud atgyweiriadau neu i herio penderfyniadau CNC.

Y peth cyntaf a neidiodd allan oedd nad oedd canlyniadau’r arolwg yn cefnogi’r rhagdybiaethau hynny:

  • Dywedodd 84% o’r ymatebwyr eu bod yn defnyddio’r canllawiau
  • Dywedodd 89% o’r ymatebwyr eu bod yn defnyddio’r canllawiau yn rhagweithiol i gydymffurfio ag amodau eu trwydded
  • Dim ond 39% ddywedodd eu bod yn defnyddio’r canllawiau i wirio sut i wneud newidiadau ar ôl archwiliad gan CNC
  • Dim ond 13% ddywedodd eu bod yn defnyddio’r canllawiau i herio penderfyniadau CNC

Teimlai’r arbenigwyr pwnc hefyd nad oedd eu cynulleidfa darged yn defnyddio gwefan CNC ac roeddent am i hynny newid.

Ond dywedodd 61% o’r ymatebwyr eu bod wedi dod i wybod am newidiadau i’r canllawiau trwy edrych ar ein gwefan. Roedd hyn yn ail yn unig i ddarganfod trwy e-bost.

Mae hyn yn dangos pam mae angen ymchwil defnyddwyr i helpu i ddeall ein defnyddwyr, eu hymddygiad a’u tasgau.

Nodau bras yn erbyn amodau clir

Pan wnaethom ddylunio’r arolwg, un o’r prif bethau yr oeddem am ei brofi oedd p’un a oeddem yn cyflwyno’r canllawiau yn y ffordd orau i’r defnyddiwr.

Dywedodd yr arbenigwyr pwnc fod amgylchedd rheoleiddio’r 20 mlynedd diwethaf yn ffafrio canllawiau yn seiliedig ar ‘nodau ac egwyddorion bras y gallwch eu dehongli mewn ffyrdd amrywiol’. Teimlent fod diwydiant yn croesawu’r dull hwn oherwydd ei fod yn caniatáu hyblygrwydd wrth fodloni amodau trwyddedau.

Ond pan wnaethom ofyn i ddefnyddwyr, dywedodd 77% o’r ymatebwyr y byddai’n well ganddynt ganllawiau wedi’u seilio ar ‘amodau clir sy’n dweud wrthych beth y dylech ac na ddylech ei wneud mewn lleoliad’.

Roedd hyn yn wir yn gyffredinol, ni waeth beth yw maint y sector busnes neu ddiwydiant. Mewn gwirionedd, y busnesau gyda’r nifer fwyaf o weithwyr, dros 250, oedd fwyaf tebygol o ddweud eu bod eisiau amodau clir (83%). Mae hyn er bod ganddynt fwy o adnoddau yn ôl pob tebyg i ddylunio dulliau hyblyg o gydymffurfio.

Yn yr un modd, yn y ddwy sampl diwydiant fwyaf, dywedodd 80% o ymatebwyr gwastraff a 77% o ymatebwyr gweithgynhyrchu y byddai’n well ganddynt amodau clir.

Yr unig allanolyn oedd metelau anfferrus ond dim, ond dau ymateb a gafwyd yn y sampl. Ym mhob sector diwydiant arall, roedd yn well gan rhwng 67% a 100% o ymatebwyr amodau clir.

Fe wnaethom hefyd ofyn cwestiynau penagored yn yr arolwg, fel ‘Sut fyddech chi’n ei gwneud hi’n haws cydymffurfio â thrwyddedau amgylcheddol?’ Mae llawer o’r atebion yn cyfeirio at ddibynnu llai ar ddehongliad defnyddwyr a mwy ar gyngor ymarferol clir:

“Dileu gofynion amwys a chynnwys gofynion mwy penodol.”

“Mae’n gymhleth, rydyn ni’n defnyddio darparwr arbenigol i’n helpu ni i reoli ein trwydded, mae’n debyg pe bai’n cael ei wneud yn symlach i’w ddeall [byddai] yn gam i’r cyfeiriad cywir.”

“Cael amodau clir sy’n nodi beth ddylai ac na ddylai ddigwydd … Mae amodau clir, cryno a pherthnasol yn ei gwneud hi’n haws i’r gweithredwr a’r arolygwyr.

“Ar hyn o bryd, mae llawer gormod o ddogfennau canllaw gwahanol a manwl iawn y disgwylir iddynt gael eu defnyddio. Ar gyfer safleoedd trwyddedig llai, gall hyn ei gwneud yn frawychus iawn ac yn anodd cael yr adnoddau i bori trwy lawer o wahanol ddogfennau (neu hyd yn oed wybod yn union ble i edrych). Gall rhai o’r canllawiau hefyd ymddangos yn dechnegol gymhleth ar gyfer materion cymharol syml a gwneud iddynt ymddangos yn anoddach nag ydynt mewn gwirionedd.”

“Dogfennaeth benodol a symlach i’r diwydiant.”

“Cael gwared ar jargon, galw archwiliad ac nid OMA [Asesiad Monitro Gweithredwyr].”

Diffyg taith gydgysylltiedig rhwng canllawiau ar gyfer gwledydd eraill y DU

Gwnaeth nifer o ddefnyddwyr sylwadau ar y rheoleiddio datgysylltiedig rhwng Cymru a gwledydd eraill y DU.

“Ar gyfer rhai agweddau, nid yw’n ymddangos bod canllawiau penodol gan CNC ac felly cyfeiriaf yn ôl at ganllawiau’r DU / Asiantaeth yr Amgylchedd. Gall hyn ddod yn ddryslyd ac ar adegau mae’n ymddangos yn groes i ddogfennaeth CNC. Mae’n anodd dod o hyd i rai canllawiau ar y wefan. Nid yw CNC yn dehongli canllawiau yn fewnol bob amser yn gyson.”

“Mae gwahaniaethau rhwng dogfennau canllaw gwledydd y DU. Mae gwahaniaethau rhwng rhanbarthau a swyddogion CNC o ran darparu’r canllawiau.”

“Byddwch yn gyson â’r dull ym mhob maes gan y gall amrywio’n aml. Mae costau’n sylweddol uwch yng Nghymru nag yn Lloegr a gall costau gwneud mân newidiadau fynd yn ddrud ac atal prosiectau rhag digwydd ar safleoedd.”

“Sicrhewch fod cyfeiriad a diweddariadau clir yn cael eu darparu. Gall negeseuon dryslyd ei gwneud yn anodd cydymffurfio’n llawn, yn enwedig pan ystyrir ffiniau traws gwlad (barn CNC yn erbyn Asiantaeth yr Amgylchedd), er enghraifft.”

Clywsom adborth tebyg gan ddefnyddwyr yn ymchwil y Ganolfan Gwasanaethau Cyhoeddus Digidol ar wastraff peryglus ac esemptiadau gwastraff.

Prosiect caniatâd yn parhau

Mae Sam, Laura a Lucinda wedi bod yn neilltuo blociau o amser i ganolbwyntio ar y prosiect caniatâd, a ddechreuwyd yn ystod arbrawf labordy Dysgu trwy Wneud y Ganolfan Gwasanaethau Cyhoeddus Digidol..

Nawr, nesaf, nes ymlaen. Nod: ei gwneud yn haws i ddefnyddwyr wybod beth sydd angen iddynt ei wneud os ydynt am ddefnyddio tir CNC a'i gyflawni.

Roedd sleid allweddol o’r cyflwyniad yn nodi ein nodau tymor hir a byr. Yr hyn y gallwn ei wneud yn awr, nesaf, a nes ymlaen. Heb dîm prosiect amlddisgyblaethol llawn a systemau integredig i’n helpu, ni allwn ETO ganolbwyntio’n llawn ar ein nod hirdymor – sef cynllun gwasanaeth o’r dechrau i’r diwedd. Pwyslais ar ETO.

Fodd bynnag, nid yw hyn yn ein hatal rhag gwneud gwelliannau a all helpu nawr.

Mae’r cyfweliadau ymchwil defnyddwyr yn amlygu sut nad yw’r cynnwys presennol yn helpu defnyddwyr i ddeall y canlynol:

  • beth sydd angen iddynt ei wneud i wneud cais
  • pa un o’r chwe ffurflen sydd fwyaf addas i’w hanghenion

Felly rydym wedi penderfynu dechrau yno.

Archarwyr gweinyddu

Cyn y gall rhywun gael caniatâd i ddefnyddio ein tir, mae proses ymgynghori fewnol i wneud yn siŵr bod y tir yn ddiogel i’w ddefnyddio. Mae gweithrediadau torri coed yn cael eu hatal, rydym yn gwirio nad oes unrhyw fywyd gwyllt sensitif yn yr ardal, ac ati.

Er mwyn deall y broses a’r newidiadau sydd eu hangen yn y ffordd orau, buom yn siarad â rhai o aelodau’r tîm sy’n rheoli’r broses hon ac yn rhoi sylwadau arni.

Yr hyn yr ydym wedi’i ddysgu yw bod y tîm gweinyddol sy’n prosesu’r ceisiadau yn mynd y tu hwnt i hynny i wneud hyn mor syml â phosibl i’w cydweithwyr.

Taenlenni helaeth, mapiau manwl, ffurflenni ymgynghori mewnol, nodiadau atgoffa, mynd ar ôl cydweithwyr am ymatebion. Dim ond rhai o’r systemau rheoli cartref y maent wedi’u creu i gynorthwyo gydag effeithlonrwydd yw’r rhain.

Fodd bynnag, mae llawer o fewnbwn â llaw o hyd, ac mae hyn yn cymryd amser. Mae’r tîm gweinyddol yn dal i dderbyn llawer o geisiadau anghyflawn neu anghywir, ac mae hyn yn arwain at rwystredigaeth a straen i ddefnyddwyr a’n staff.

Mae’n glod enfawr i ba mor weithgar ac ymroddedig yw’r timau i ddarparu gwasanaeth effeithlon, ond gellid ystyried yr arfau hyn fel dull o ymdopi ar gyfer yr hyn sy’n broses hynod o anodd ei rheoli.

Yn seiliedig ar ein sgyrsiau, mae’r timau’n ceisio bod mor barod â phosibl i geisiadau i ddefnyddio’r tir. Nid oedd hyn yn ymddangos yn amlwg i’r defnyddwyr y gwnaethom gyfweld â nhw, a nododd yn bennaf broses lafurus o’u safbwynt nhw.

Chwe ffurflen i ddrysu pawb

Ar ôl sgwrsio â’n defnyddwyr mewnol, a chael ein meddyliau mewn penbleth, fe ddechreuon ni edrych ar y ffurflenni presennol.

Er mwyn mynd i’r afael â nhw, a delweddu’r rhesymeg neidio, fe wnaethon ni eu mapio fesul tudalen ar feddalwedd Mural.

Arhoswch am dri arddull mapio unigryw.

Dri arddull mapio

Gallem weld sut y gellid cyfuno’r rhain. Ymddangosodd llawer o’r un cwestiynau ar draws pob un o’r chwe ffurflen.

A arweiniodd ni at fapio ein un ffurflen i’w rheoli i gyd.

Mae’n rhaid i ni ddechrau’n rhywle syml

Ar sail y gwaith mapio a sgwrsio hwn, roedd hi’n bryd creu’r prototeip nesaf.

Aethom i’r afael â hyn mewn ffordd ychydig yn wahanol i’n prototeip gwiriwch p’un a oes angen caniatâd arnoch cyntaf yn yr ystyr ein bod wedi defnyddio’r offer sydd eisoes ar gael i ni (ein safle prawf a SmartSurvey), gan gadw at eu cyfyngiadau.

Gan ddefnyddio pecyn cymorth ffurflenni Gwasanaeth Digidol Llywodraeth y DU i’n harwain, rydym wedi creu tudalen gychwyn, ffurflen syml i bob defnyddiwr, a thudalen gadarnhau.

Mae gennym rai cyffyrddiadau olaf i’w gwneud o hyd cyn meddwl am rannu’r gwaith hwn neu ei gael o flaen defnyddwyr.

Ein camau nesaf yw:

  • edrych ar sut i gwmpasu asesiadau risg a mapiau gyda chynnwys gwefan
  • profi’r ffurflen ein hunain
  • archwilio sut y gallwn deilwra allbwn SmartSurvey i fod yn fwy defnyddiol i’r tîm gweinyddol

Pethau eraill a wnaethom

  • Cyflwynodd James rai prif ganfyddiadau ymchwil defnyddwyr i grŵp arbenigol yr Adroddiad ar Sefyllfa Adnoddau Naturiol.
  • Mae Owain wedi bod yn diweddaru tudalennau’r fewnrwyd ar ganllawiau gwastraff.
  • Mae Andrew yn jyglo smorgasbord cyfan o ffurflenni. Sawl ffurflen sy’n gwneud smorgasbord? 16. 16 ffurflen.
  • Mae Sophie wedi bod yn gwneud tolciau yn yr ôl-groniad morol, gan gynnwys cyhoeddi 13 o grynodebau dalgylch.
  • Mae Phil a Rob wedi bod yn mapio’r ffurflen asesu effaith amgylcheddol coedwigaeth ac yn ceisio deall y broses – mae’n gymhleth.